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Métodos de Estimación de Costos y Duraciones de Proyectos

¿Cómo estimamos los costos y las duraciones de nuestros proyectos? La buena noticia es que existen varios métodos de estimación, fáciles de aplicar para cualquier persona. La mala noticia es, que para sacar los valores que se utilizan en los métodos, se requiere de historiales de datos o juicios de expertos, a los cuáles no todos tenemos acceso.

Utilizamos tanto métodos predictivos como ágiles. A continuación, vamos a explicar estos métodos uno por uno. Los valores estimados se obtienen de un juicio de expertos, que se puede obtener por entrevistas, lluvias de ideas, escenarios “¿Qué pasa si …?”, Delphi de Banda Ancha, u otras técnicas de creatividad.

Nos basamos en las definiciones de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK – Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute (PMI).

Si quieres saber un poco más allá de la estimación, te recomendamos ampliamente conocer los métodos para medir el desempeño de proyectos y una infografía visual sobre gestión de proyectos.

Métodos de Estimación Predictivos

Los proyectos tradicionales tienen un ciclo de vida predictivo. Es decir que se estiman lo antes posible todos los costos, tiempos y alcances del proyecto. La exactitud de las estimaciones aumenta a lo largo del proyecto. En la fase de inicio se utiliza el método de estimación análoga, y en la planificación, se utiliza primero la estimación paramétrica, y después la estimación multipunto.

Después, en la fase de ejecución, solamente el trabajo a realizar a corto plazo se planifica en detalle, mientras que el trabajo futuro se planifica a nivel superior. Esta técnica de planificación es conocida como “Rolling Wave Planning” (planificación gradual).

Métodos de Estimación Predictivos

Estimación Análoga (Analogous Estimating)

“La estimación análoga evalúa la duración o el costo de una actividad o un proyecto utilizando datos históricos de una actividad o proyecto similar. Es un método de estimación descendente, o sea se asigna una duración total para el proyecto completo, y después se desglosa en fases o paquetes de trabajo más concretos.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Por ejemplo, si sabemos que montar un sistema fotovoltaico de 30 paneles demora 21 horas, podemos estimar que montar otro sistema fotovoltaico de 30 paneles en un futuro también demorará 21 horas. De ahí podemos determinar la duración máxima de cada actividad para cumplir el tiempo estimado.

La ventaja de este método es su rápidez, sin embargo su nivel de exactitud es bajo, y el método asume que no hay aprendizaje a lo largo del tiempo. Por eso, se debería aplicar en la fase de incio de un proyecto para tener un punto de partida, que se refina en las siguientes fases a través de métodos diferentes.

Estimación Paramétrica (Parametric Estimating)

“La estimación paramétrica utiliza un algoritmo para calcular el costo o la duración con base en datos históricos y parámetros del proyecto.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Existen diversas maneras diferentes de obtener el valor estimado a través de la estimación paramétrica. La manera más sencilla, es dividir el monto histórico (MH) de costo o tiempo entre el valor histórico (VH), y multiplicarlo por el valor actual (VA).

Valor Estimado = MH / VH * VA

Por ejemplo, si sabemos que montar un sistema fotovoltaico de 30 paneles demora 21 horas, podemos estimar que montar otro sistema fotovoltaico de 60 paneles demorará 42 horas.

De esta manera, se puede apreciar la experiencia que se ha obtenido en diferentes proyectos bajo diferentes condiciones, y se refinan los valores obtenidos en la estimación análoga.

Estimación Análoga versus Estimación Paramétrica

Estimación Multipunto (Multipoint Estimating)

“La estimación multipunto evalúa el costo o la duración mediante la aplicación de un promedio (o un promedio ponderado) de estimaciones optimistas, pesimistas y más probables, usado cuando existe incertidumbre en las estimaciones de las actividades individuales.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Es un método de estimación ascendente y existen varios métodos para calcular los valores estimados. Los más comunes son el “three-point estimating” (la estimación por tres valores) y “PERT” (técnica de revisión y evaluación de programas, por sus siglas en inglés). A continuación, explicamos los dos métodos a través de un ejemplo.

En el three-point estimating, asumimos que los tres valores (optimista, pesimista, y más probable) ocurren con la misma probabilidad, lo que en la estadística se llama una distribución uniforme. Obtenemos el valor estimado, mediante la simple suma de los tres valores, dividida entre tres.

En el PERT, asumimos que los tres valores (optimista, pesimista, y más probable) ocurren con diferentes probabilidades, lo que en la estadística se llama una distribución beta. Obtenemos el valor estimado, multiplicándo el valor más probable por 4 antes de sumar los otros valores (optimista y pesimista), y dividir todo entre 6.

Por ejemplo, en el escenario optimista, nos demoramos 6 horas para montar 30 paneles; En el escenario pesimista, nos demoramos 60 horas; Y en el escenario más probable, nos demoramos 15 horas.

Asumiendo una distribución uniforme (three-point estimating), obtenemos un tiempo estimado de instalación de 27 horas: (6+15+60)/3.

Asumiendo una distribución beta (PERT), obtenemos un tiempo estimado de instalación de 21 horas: (6+4*15+60)/6.

La gran ventaja de la estimación multipunto es su nivel de exactitud, sin embargo requiere de mucho trabajo de planificación. Por ello, recomendamos evaluar la relación costo-beneficio antes de estimar con tanto detalle. Un método menos detallado es la estimación puntual.

Estimación Multipunto PERT vs. Three-Point Estimating

Estimación Puntual (Single-Point Estimating)

“La estimación puntual involucra el uso de datos para calcular un único valor que refleje una estimación más probable. Una estimación puntual se opone a una estimación multipunto, que incluye el mejor y el peor escenario.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Siguiendo el ejemplo, únicamente nos guiaríamos en uno de los valores para evaluar del tiempo estimado, sin aplicar ninguna fórmula.

En el escenario optimista, obtenemos un tiempo estimado de instalación de 6 horas; en el más probable, obtenemos 15 horas; y en el más pesimista, obtenemos 60 horas.

Estimando un solo punto se ahorra trabajo de planificación, sin embargo conlleva ciertas desventajas. Un estimado positivo es una meta muy alta, y por lo tanto puede desmotivar al equipo. Un estimado negativo es una meta muy baja, y por este motivo puede que el equipo no se esfuerze tanto, convirtiéndose así en una profecía autocumplida.

Métodos de Estimación Ágiles

En muchos proyectos de investigación y de desarrollo de producto, es necesario reevaluar y refinar las actividades después de cada iteración del proyecto. Este enfoque se llama ágil, y conlleva métodos de estimación diferentes a los métodos predictivos.

Si quieres saber más sobre la mentalidad ágil, te recomendamos comenzar con la lectura del Manifiesto de Ágil (la definición original y oficial de los valores ágiles y principios de ágil).

Estimación Relativa (Relative Estimating)

“La estimación relativa es usada para crear estimaciones que se derivan de la realización de una comparación con un conjunto de trabajos similares, teniendo en cuenta el esfuerzo, la complejidad, y la incertidumbre. La estimación relativa no está basada necesariamente en unidades absolutas de costo o tiempo.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

El agrupamiento de afinidad y la estimación por puntos de historia son dos métodos comúnmente utilizados en la estimación relativa.

Agrupamiento de Afinidad (Affinity Grouping)

“El agrupamiento de afinidad involucra la clasificación de los elementos en categorías o colecciones similares de acuerdo con su semejanza.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

En otras palabras, primero se coleccionan las actividades de un proyecto a través una lluvia de ideas. Después se agrupan en categorías semejantes que tengan un costo similar, por ejemplo a través del método planning poker (una variación del método Delphi de Banda Ancha). Después se clasifican los grupos a través de puntos de historia.

Estimación por Punto de Historia (Story Point Estimating)

“La estimación por punto de historia implica que los miembros del equipo del proyecto asignen puntos de esfuerzo abstractos, pero relativos, requeridos para implementar una historia de usuario. Le comunica al equipo del proyecto la dificultad de la historia considerando la complejidad, los riesgos, y el esfuerzo involucrados.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Los métodos de clasificación más comunes son la estimación por tamaño de camiseta (t-shirt sizing) y los números Fibonacci. En el T-Shirt sizing, los puntos de esfuerzo abstractos se miden en tallas de camiseta, y en el método fibonacci los puntajes se derivan de la secuencia de fibonacci (0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100).

Agrupamiento de Afinidad
Estimación por punto de historia a través de t-shirt sizing

Punto de Función (Function Point)

“Un punto de función es una estimación de la cantidad de funcionalidad comercial en un sistema de información. Los puntos de función se usan para calcular una medida de un tamaño funcional (FSM, Functional Size Measurement) de un sistema de software.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Consiste en los siguientes:

  1. Identificar los procesos y asignarles un puntaje (function point, fp) conforme a su complejidad.
  2. Sumar los puntajes de todos los procesos para estimar el costo total bruto del proyecto.
  3. Aplicar un factor de ajuste en función de 14 características del proyecto.

Para procesos grandes (mayor a 100 fp), el error se disminuye, en estos se pueden asignar los puntajes a través de un método simplificado: la aproximación rápida. Para ello, los procesos identificados se agrupan en 5 grupos principales, y se le asigna un puntaje conforme al tipo de grupo que pertenecen: entrada (4 fp), salida (5 fp), consulta (4 fp), datos internos (7 fp), datos externos (5 fp).

Para mayores informes, recomendamos visitar la página oficial del International Function Point Users Group (IFPUG).

Estimación por punto de función

Glosario

Juicio de Expertos (Expert Judgement)

“El juicio de expertos es un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc., según resulte apropiado para la actividad que se está ejecutando. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento habilidad, experiencia o capacitación especializada.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Delphi de Banda Ancha (Wideband Delphi)

“El Delphi de banda ancha es una variación del método de estimación de Delphi, en el que los expertos en la materia completan múltiples rondas de producción de estimaciones de forma individual, con un debate del equipo del proyecto después de cada ronda, hasta que se llegue a un consenso. En el caso de Delphi de banda ancha, los que crearon las estimaciones más altas y más bajas explican su fundamento, tras lo cual todo el mundo vuelve a estimar. El proceso se repite hasta que se logra la convergencia. El póker de planificación (“planning poker”) es una variación del Delphi de banda ancha.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Análisis de Escenarios “¿Qué pasa si …?” (What-If Analysis)

“Proceso que consiste en evaluar escenarios a fin de predecir su efecto sobre los objetivos del proceso.” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Estimación Descendente (Top-Down Estimating)

“La estimación descendente, a lo contrario a la estimación ascendente, se asigna una duración total para el proyecto completo, y después se desglosa en fases o paquetes de trabajo más concretos. Esto usualmente está basado en la estructura de desglose de trabajo (Work Breakdown Structure, WBS).” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Estimación Ascendente (Bottom-Up Estimating)

“Un método de estimación de la duración o el costo del proyecto mediante la suma de las estimaciones de los componentes de nivel inferior en la estructura de desglose del trabajo (Work Breakdown Structure, WBS).” (Definición como aparece en la “Guía del PMBOK”)

Referencias

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